组织迎送礼仪
迎送程序
迎送的程序一般分为五个方面,即掌握来宾到达或离开的时间,安排有关的迎送人员,向来宾献花,介绍,以及安排来宾乘车,除此以外,还有一些细节性的事务。
1.掌握时间
为了顺利地迎送客人,必须要准确了解客人所乘交通工具的抵离时间。如有变化,应及时通知有关人员。
由于现代交通工具常常会受气候条件等意外原因影响,可做到既不让客人扑空,又不让迎送人员长时间等待,所以,对时间的要求很高,作为东道主,一定要仔细掌握抵离的准确时刻,更不能出现让客人等候的现象。
如果根据情况准备举行一定形式的欢送仪式,应在仪式前到达,并直到客人所乘工具消逝在视野中为止。
2.安排迎送人员
安排有关的迎送人应该和主要迎送入商议并征得他的同意,至少应该让他知道有谁参加迎送。同时,还应确定各位迎送人的正式头衔,以备主要迎送人在介绍和翻译时使用,以防止出现差错。安排迎送人员的数日不宜过多,握手是很浪费时间和精力的,但应在客人来访过程中,将要与主要人物或主要部门负责人握手。
3.献花.
对于来宾,在迎送仪式上要安排献花,这也是国际交往中一项重要仪式。献花须用鲜花或鲜花扎成的花束,且要保持整洁、鲜艳。献花忌用菊花、杜鹃花、石竹花和一些黄色花朵。有的国家习惯送花环或一二枝名贵的兰花、玫瑰花等。但也要注意,有些国家在献花方面有某种禁忌。如有接待信仰伊斯兰教人士时,不宜由女子献花。而且要注意献花的时间,适宜在迎送人和客人握手完毕之后。
4.介绍
客人与迎接人员见面时,应相互介绍。我们知道,通常的原则是,先把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的,把男士介绍给女士。那么,在迎接外国来访者时,就应先将前往欢迎的人员介绍给来宾,然后由来宾中的主要负责人再介绍他方人员。
彼介绍者应微笑点头或者说声“您好”、“Hello”作为招呼语,千万不可面无表情,无所表示。在双方介绍人士时,遇到外宾主动与我方人员拥抱时,除女士之于男士或男土之于女士外,我方人员不应推卸或勉强应付,而应作出相应的表示。
有时,介绍时还要递送名片。涉外人员使用的名片最好能用两种文字印刷,这样就可以方便对方用他所熟悉的文字知道你是谁,也便于今后查找你的名片时,能读懂相关信息。
5.陪车
不论迎送都应该安排陪车。有的安排主人陪车,也有的安排其他人员。
如果主人陪车,应该坐在客人的左侧。翻译可以坐在加座上,也可以在司机旁边,但不宜和迎送人员坐在一起。上车应该先请客人;上车时,应该请客人从右侧进去,而不要再在车内找位。如果客人自己已坐下,就不要让他重新更换座位了。
在车前可装上小旗或标牌,以为标志,便于其他接待人员辨认区分。
会见会谈礼仪
在涉外活动中,不论是什么性质,一般均应根据双方身份及来访目的,安排相应领导人和部门负责人会见和会谈。
会见与会谈是涉外交往中一种常见的和重要的活动。会见与会谈的目的在于双方通过直接的、而对面的交谈与互动来增进感情、加深了解、交流看法,或通过磋商来解决矛盾,达成共识。其中,谙熟并遵循会见与会谈的一些礼仪要求,对于保证这项活动的成功无疑有着重要作用。
会见座位安排
会见时,无论是在什么样的房间,都必须依人数的多少、房间的大小及形状、房门的位置等情况而定,宾主可以穿插坐,也可分开坐,取决于采用何种方式方便讨论或谈话。会见场所的座位形状有弧形、方形(长椅和单椅两种),
交谈的礼节
谈话是人们交流感情、增进了解的主要手段。在涉外活动中,它也是企业开展任何公共关系的最主要方式。
掌握好如何使人由爱听你的话到接受你的意见,就是谈话的艺术。这里仅就谈话方式这一关系到礼节性的问题作出论述。
1.与客人谈话时,要学会随时注意对方的反应,更要给对方机会来阐述他们的观点和要求。而不要一味主观地揣测对方,凭自己的想象作判断和发表意见。这样就会使对方感到在发言权上得到了尊重;反之,如果你搞“一家之言”,那只会使对方反感,甚至丧失了与你合作的兴趣。
2.谈话中尽量不要使用方言和土话、俗语等不规范的语言,无论你的讲话多么精彩,你的目的是要让对方(外宾)听懂,这是最主要的目标,其它的都必须为它让路。如果你弄了许多让翻译为难的字词,那就证明你的讲话是失败的,对外宾已经没有多少实际意义了,因为对方根本就听不懂。
3.谈话以让对方听见和听清为准,声音不要过高。我国沿海某地的人们日常生活中讲话声音较高,在与外宾谈话时,常常会不自觉地高声讲话,结果外宾以为这些中国人爱争吵、易恼怒,随即产生反感和鄙视的情绪。
4.话题要因人而异,要多以与对方相关的事情为话题。切不要话题太专业化或总是以和自己有关的事情为题,这样就会让对方觉得话题枯燥,甚至感到厌倦,并由此而产生你很自私的认识。
5.谈话对象要尽可能得多,尤其要多与客人交谈,争取与每一位客人都谈笑风生,让每个客人都感到你注意到了他,并对他有所了解。这样他就会有受到重视的感觉,从而对你和你所代表的单位产生好感。不要只和一个或几个人私语,或使用其他外宾不懂而只有这个外宾懂的汉语交谈。更不要只盯着某个或几个女士谈个没完,这样不仅男士鄙视你,就连女士都会讨厌你。
6.向对方讲话时,要注意目光保持平视,俯视显得傲慢,仰视显得卑怯,这两种印象都应该避免。谈话时,眼光要柔和、安详、沉着、善意。面部表情要尽量保持微笑和轻松。在合适的场合所使用的表达方式要活泼幽默,以营造一个良好的、融洽的气氛。是天堂,也是地狱
——美国首富洛克菲勒给儿子的信 [美]洛克菲勒
亲爱的约翰:
有一则寓言很有意味,也让我感触良多。那则寓言说:
在古老的欧洲,有一个人在他死的时候,发现自己来到一个美妙而又能享受一切的地方。他刚踏进那片乐土,就有个看似侍者模样的人走过来问他:
“先生,您有什么需要吗?在这里您可以拥有一切您想要的 所有的美味佳肴,所有可能的娱乐以及各式各样的消遣,其中不乏妙龄美女,都可以让您尽情享受。”
这个人听了以后,感到有些惊奇,但非常高兴,他暗自窃喜:这不正是我在人世间的梦想吗?一整天池都在品尝所有的佳肴美食,同时尽享美色的滋味。然而有一天,他却对这一切感到索然乏味了,于是他就对侍者说:“我对这一切感到很厌烦,我需要做一些事情。你可以给我一份工作做吗?”
他没想到,他得到的回答却是摇头:“很抱歉,我的先生,这是我们这里惟一不能为您做的。这里没有工作可以给您。”
这个人非常沮丧。愤怒地挥动着手说:“这真是太糟糕了!那我干脆就留在地狱好了!”
“您以为,您在什么地方呢?”那位侍者温和地说。
约翰,这则很富幽默感的寓言,似乎告诉我:失去工作就等于失去快乐。但是令人遗憾的是,有些人却要在失业之后,才能体会到这~点。这真不幸!
我可以很自豪地说,我从未尝过失业的滋味。这并非我运气好,而在于我从不把工作视为毫无乐趣的苦役,能从工作中找到无限的快乐。
我认为,工作是一项特权,它带来比维持生活更多的事物。工作是所有生意的基础,所有繁荣的来源,也是天才的塑造者;工作使年轻人奋发有为,比他的父母做得更多,不管他们多么有钱;工作以最卑微的储蓄表示出来,并奠定幸福的基础;工作是增添生命味道的食盐,但人们必须先爱它,工作才能给予最大的恩惠,获得最大的结果。
我初进商界时,时常听说,一个人想爬到高峰需要很多牺牲。然而,岁月流逝,我开始了解到很多正爬向高峰的人,并不是在“付出代价”。他们努力工作是因为他们真正地喜爱工作。任何行业中往上爬的人都是完全投入正在做的事情,且专心致志的人。衷心喜爱从事的工作,自然也就成功了。
热爱工作是一种信念。怀着这个信念,我们能把绝望的大山凿成一块希望的磐石。一位伟大的画家说得好:“痛苦终将过去,但是美丽永存。”
但有些人显然不够聪明,他们有野心,却对工作过分挑剔,一直在寻找“完美的”雇主或工作。事实是,雇主需要准时工作、诚实而努力的雇员,他只将加薪与升迁的机会留给那些格外努力、格外忠心、格外热心、花更多的时间做事的雇员,因为他在经营生意,而不是在做慈善事业,他需要的是那些更有价值的人。
不管一个人的野心有多么大,他至少要先起步,才能到达高峰。一旦起步,继续前进就不太困难了。工作越是困难或不愉快,越要立刻去做。如果他等的
时间越久,就变得越困难、越可怕,这有点像打枪一样,你瞄的时间越长,击中的机会就越渺茫。
我永远也忘不了我的第一份工作——簿记员的经历,那时我虽然每天天刚蒙蒙亮就得去上班,而办公室里点着的鲸油灯又很昏暗,但那份工作从未让我感到枯燥乏味,反而很令我着迷和喜悦,连办公室里的一切繁文缛节都不能让我对它失去兴趣,而结果是雇主总在不断地为我加薪。
收入只是你工作的副产品,做好你该做的事,出色完成你该做的事,理想的薪金必然会来。而更为重要的是,我们劳苦的最高报酚}h不在于我们所获得的,而在于我们会因此成为什么。那些头脑活跃的人拼命劳作决不是只为了赚钱,使他们工作热情得以持续下去的东西要比只知敛财的欲望更为高尚——他们是在从事一项迷人的事业。
老实说,我是一个野心家,从小我就想成为巨富。对我来说,我受雇的休伊特一塔特尔公司是一个锻炼我的能力,让我一试身手的好地方。它代理各种商品销售,拥有一座铁矿,还经营着两项让它赖以生存的技术,那就是给美国经济带来革命性变化的铁路与电报。它把我带进了妙趣横生、广阔绚烂的商业世界,让我学会了尊重数字与事实,让我看到了运输业的威
力,更培养了我作为商人应具备的能力与素养。所有的这些都在我以后的经商中发挥了极大效能。我可以说,没有在休伊特一塔特尔公司的历练,在事业上我或许要走很多弯路。
现在,每当想起休伊特一塔特尔公司,想起我当年的老雇主休伊特和塔特尔两位先生时,我的内心就不禁涌起感恩之情,那段工作生涯是我一生奋斗的开
端,为我打下了奋起的基础,我永远对那三年半的经历感激不尽。
所以,我从未像有些人那样抱怨他的雇主,说:“我们只不过是奴隶,我们被雇主压在尘土下,他们却高高在上,在他们美丽的别墅里享乐。他们的保险柜里装满了黄金,他们所拥有的每一块钱,都是压榨我们这些诚实工人得来的。”我不知道这些抱怨的人是否想过:是谁给了你就业的机会?是谁给了你建设家庭的可能?是谁让你得到了发展自己的可能?如果你已经意识到了别人对你的压榨,那你为什么不结束压榨,一走了之?
工作是一种态度,它决定了我们快乐与否。同样都是石匠,同样在雕塑石像,如果你问他们:“你在这里做什么?”他们中的一个人可能就会说:“你看到了吗?我正在凿石头,凿完这个我就可以回家了。”这种人永远视工作为惩罚,在他嘴里最常吐出的一个字就是“累”。
另一个人可能会说:“你看到了吗?我正在做雕像。这是一份很辛苦的工作,但是酬劳高。毕竟我有太太和四个孩子,他们需要温饱。”这种人永远视工作为负担,在他嘴里经常吐出的一句话就是“养家糊口”。
第三个人可能会放下锤子,骄傲地指着石雕说:“你看到了吗?我正在做一件艺术品。”这种人永远以工作为荣,以工作为乐,在他嘴里最常吐出的一句话是“很有意思”。
天堂与地狱都由自己建造。如果你赋予工作意义,不论工作大小,你都会感到快乐,自我设定的成绩不论高低,都会使人对工作产生乐趣。如果你不喜
欢做的话,任何简单的事都会变得困难、无趣,当你叫喊着这个工作很累人时,即使你不卖力气,你也会感到精疲力竭,反之就大不相同。事情就是这样。
约翰,如果你视工作为一种乐趣,人生就是天堂;如果你视工作为一种义务,人生就是地狱。